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COPROPRIÉTÉ

Notifications et mises en demeure : la voie électronique devient la règle

📌 Ce qu’il faut retenir

Depuis 2024, les notifications et mises en demeure en copropriété doivent être réalisées par voie électronique, sauf demande expresse d’un copropriétaire pour conserver la voie postale. Le GRECCO précise les règles applicables, les risques juridiques et les bonnes pratiques pour les syndics.

➡️ Pour les professionnels de l’immobilier, il s’agit d’un changement majeur :

la voie électronique devient la norme,

la voie postale devient l’exception,

la conformité RGPD devient indispensable,

les erreurs de notification peuvent entraîner l’annulation d’assemblées générales.

Préconisation GRECCO n° 19 — 26 juin 2026 Loi n° 65‑557 du 10 juillet 1965, art. 42‑1 modifié ; Décret n° 2025‑1292 du 22 décembre 2025

un syndic travaillant sur ordinateur avec une notification électronique,

Contexte de la réforme

1. La loi Habitat dégradé (9 avril 2024)

Elle modifie l’article 42‑1 de la loi de 1965 :

  • Principe : notifications et mises en demeure par voie électronique.
  • Exception : le copropriétaire peut demander la voie postale « à tout moment et par tout moyen ».
  • Obligation du syndic : informer les copropriétaires de cette possibilité.

2. Le décret n° 2025 1292 du 22 décembre 2025

Il précise les modalités techniques :

  • lettre recommandée électronique,
  • prestataire de services de confiance qualifié (eIDAS),
  • délais de prise d’effet des demandes,
  • obligations d’information du syndic.
 

Pour aller plus loin sur les principaux changements apportez par ce décret, retrouvez notre article  : Décret copropriété 2025 : changements pour les syndics en 2026

La période intermédiaire (11 avril 2024 → 25 décembre 2025)

La loi est entrée en vigueur plus d’un an avant la publication du décret, créant une zone d’incertitude.

Le GRECCO préconise que :

  • Les notifications électroniques faites durant cette période sont valides,
  • À condition que le syndic ait informé les copropriétaires de leur droit à la voie postale.
  • Si un copropriétaire prouve qu’il avait demandé la voie postale, la notification électronique est irrégulière.

 

➡️ Cette position sécurise les assemblées générales convoquées entre 2024 et 2025.

La voie électronique : désormais la règle

Article 64 modifié (décret 1967)

Deux modes sont possibles :

  1. Lettre recommandée électronique,
  2. Prestataire de services de confiance qualifié (intégrité, sécurité, traçabilité).

 

➡️ Le syndic doit utiliser la voie électronique par défaut, sauf demande contraire.

La voie postale : une exception encadrée

Le copropriétaire peut demander la voie postale :

  • à tout moment,
  • par tout moyen permettant de prouver la date de réception (LRAR, mail avec AR, extranet, émargement),
  • prise d’effet : → 8 jours après réception, → ou le jour de l’AG si la demande est faite en séance.
 

Risque majeur:

Si le syndic notifie par voie électronique malgré une demande de voie postale :

  • la convocation est irrégulière,
  • l’AG peut être annulée,
  • le délai de recours ne court pas,
  • la contestation reste possible pendant 5 ans.

Le RGPD : un enjeu central pour les syndics

L’adresse électronique est une donnée personnelle (art. 4 RGPD).

Le syndic doit donc respecter :

✔ la Base légale

  • obligation légale (art. 42‑1),
  • intérêt légitime (gestion de la copropriété).
 

✔ la Transparence

Le syndic doit informer les copropriétaires :

  • de la finalité du traitement,
  • des droits RGPD (accès, rectification, opposition),
  • des modalités de conservation.
 

✔ Sécurité

Les notifications doivent garantir :

  • intégrité,
  • traçabilité,
  • sécurité.
 

✔ le Risque RGPD

Utiliser une adresse email :

  • non notifiée,
  • collectée informellement (extranet, mail, formulaire), peut constituer :
  • une notification irrégulière,
  • une violation du RGPD,
  • un motif d’annulation d’AG.
 

➡️ Le GRECCO recommande d’utiliser uniquement les adresses notifiées formellement.

Obligation d’information du syndic

Le syndic doit informer les copropriétaires de leur droit à la voie postale :

  • dans tous les appels de charges,
  • dans toutes les convocations d’AG,
  • sans limitation de durée.
 

Le GRECCO propose une formule type claire et sécurisante.

Professionnels de l’immobilier :

Ce qu'il faut retenir

  • La voie électronique est la règle depuis 2024.
  • La voie postale est l’exception, sur demande du copropriétaire.
  • La période intermédiaire (2024–2025) est sécurisée par la préconisation GRECCO.
  • Les adresses électroniques doivent être notifiées formellement.
  • Le RGPD impose une collecte et une utilisation sécurisées des emails.
  • Le non-respect de la demande de voie postale peut entraîner l’annulation de l’AG.
  • Le décret de 2025 et la préconisation GRECCO structurent la pratique pour 2026.
  •  

Conseils pratiques pour les syndics

  • Utiliser uniquement les adresses électroniques notifiées formellement.
  • Informer systématiquement les copropriétaires de leur droit à la voie postale.
  • Documenter les demandes de voie postale (preuve de réception).
  • Vérifier la conformité RGPD de l’extranet et des outils de notification.
  • Intégrer les recommandations GRECCO dans les procédures internes.
  • Mettre à jour les modèles d’appels de charges et de convocations.

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